Εξαγωγή δεδομένων και αλλαγή παρόχου

Τελευταία ενημέρωση: 27 Οκτωβρίου 2026

Τα δεδομένα της επιχείρησής σας ανήκουν σε εσάς. Μπορείτε να τα πάρετε όλα, οποιαδήποτε στιγμή και χωρίς χρέωση, και να αλλάξετε πάροχο χωρίς εμπόδια. Η σελίδα περιγράφει τι περιλαμβάνει η εξαγωγή, σε ποιες μορφές, πώς γίνεται και τι ισχύει όταν αλλάζετε πάροχο, σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2023/2854 για τα δεδομένα (Data Act) και τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ). Αποτελεί μέρος των Όρων Χρήσης. Όροι Χρήσης

1. Πώς γίνεται η εξαγωγή

Από τις Ρυθμίσεις λογαριασμού → Εξαγωγή δεδομένων. Την εξαγωγή τη ζητά και την κατεβάζει μόνο ιδιοκτήτης κάθε εταιρείας που περιλαμβάνει.
Επιλέγετε όλο το ιστορικό ή όποιο διάστημα θέλετε, για μία ή περισσότερες εταιρείες. Κάθε εταιρεία (ΑΦΜ) παραδίδεται χωριστά.
Η εξαγωγή ετοιμάζεται στο παρασκήνιο. Όταν ολοκληρωθεί, λαμβάνετε email και κατεβάζετε τα αρχεία από τη σελίδα, αφού συνδεθείτε. Το email δεν περιέχει τα αρχεία.
Τα δεδομένα χωρίζονται σε τόμους (αρχεία ZIP): ένας με τους καταλόγους και ένας ή περισσότεροι ανά χρονιά κινήσεων. Χρονιές με μεγάλο όγκο χωρίζονται σε εξάμηνα, τρίμηνα ή μήνες.
Οι τόμοι είναι διαθέσιμοι για λήψη 7 ημέρες και μετά διαγράφονται από τους διακομιστές μας. Μπορείτε να ζητήσετε νέα εξαγωγή οποτεδήποτε.
Όρια για την καθημερινή χρήση: έως 3 εξαγωγές ανά 24 ώρες ανά χρήστη, και εξαγωγή όλου του ιστορικού μία φορά την εβδομάδα ανά εταιρεία. Τα όρια δεν ισχύουν κατά την αλλαγή παρόχου (ενότητα 5).
Η εξαγωγή είναι δωρεάν και διαθέσιμη και όταν ο λογαριασμός είναι σε αναστολή.
Αν σταματήσετε να χρησιμοποιείτε την εφαρμογή σύνδεσης του Shopify, κάντε πρώτα εξαγωγή: σύμφωνα με τους όρους της Shopify, τα δεδομένα που προέρχονται από το κατάστημα μπορεί να διαγραφούν μετά την απεγκατάσταση.

2. Μορφές αρχείων

CSV, ένα αρχείο ανά πίνακα: UTF-8, κόμμα ανάμεσα στις στήλες, τελεία στα δεκαδικά. Η πρώτη γραμμή περιέχει τα ονόματα των στηλών. Ανοίγει σε Excel, λογιστικά προγράμματα και ERP.
JSON Lines (.jsonl), ένα αρχείο ανά πίνακα: πλήρες, δομημένο και μηχαναγνώσιμο αντίγραφο, μία εγγραφή ανά γραμμή, για μεταφορά σε άλλο σύστημα.
Σε κάθε τόμο: README.txt με την περιγραφή των πινάκων και των συνδέσεών τους, και manifest.json με το πλήθος γραμμών ανά πίνακα.
Ημερομηνίες με ώρα σε UTC (ISO 8601). Τα όρια των τόμων υπολογίζονται σε ώρα Ελλάδας. Τα ποσά συνοδεύονται από το νόμισμα της εγγραφής.
Στο CSV, κείμενο που ξεκινά με = + - @ παίρνει μπροστά απόστροφο, ώστε να μην εκτελεστεί ως τύπος στο Excel. Το JSON έχει πάντα την αρχική τιμή.

3. Τι περιλαμβάνει η εξαγωγή

Η λίστα παράγεται από τον ίδιο κατάλογο που χρησιμοποιεί η εξαγωγή, άρα είναι πάντα ενημερωμένη. Οι στήλες κάθε πίνακα αναγράφονται στην πρώτη γραμμή του CSV.

Κατάλογοι (η κατάσταση σήμερα)

stores Καταστήματα και κανάλια πώλησης (χωρίς κωδικούς σύνδεσης).
products Προϊόντα: κωδικοί, EAN, τιμές, προσφορές, περιγραφές.
product_attribute_definitions Χαρακτηριστικά προϊόντων (ορισμοί, π.χ. Χρώμα).
product_attribute_options Επιλογές χαρακτηριστικών (π.χ. Κόκκινο).
product_attribute_values Τιμές χαρακτηριστικών ανά προϊόν.
inventory Απόθεμα ανά προϊόν και αποθήκη, σήμερα.
org_group_stock Κοινόχρηστο απόθεμα του ομίλου ανά EAN (όλα τα EAN του ομίλου).
org_group_stock_owners Τεμάχια του κοινόχρηστου αποθέματος ανά εταιρεία του ομίλου και EAN (κενό org_id: χωρίς ιδιοκτήτη). Αθροίζουν στο org_group_stock.
costs Κόστος ανά προϊόν (μέση σταθμική, χειροκίνητο, από το κατάστημα).
suppliers Προμηθευτές.
supplier_products Κατάλογοι προμηθευτών: κωδικοί, τιμές αγοράς, διαθεσιμότητα.
sales_customers Πελάτες παραστατικών (επωνυμία, ΑΦΜ, διεύθυνση).
bank_accounts Τραπεζικοί λογαριασμοί (IBAN με απόκρυψη).
sales_document_series_counters Σειρές και αρίθμηση παραστατικών.
obligations Υποχρεώσεις και πληρωμές (ανά χρήστη-ιδιοκτήτη).

Κινήσεις (ανά διάστημα)

store_orders Παραγγελίες καταστημάτων και marketplaces, με γραμμές (line_items) και αποστολή.
store_order_fulfillments Εκτελέσεις παραγγελιών (αποστολές, tracking).
order_payment_entries Πληρωμές παραγγελιών (αντικαταβολές, εκκαθαρίσεις).
sales_documents Παραστατικά πωλήσεων με MARK, UID, κατάσταση myDATA και κωδικό εγγράφου παρόχου.
sales_document_lines Γραμμές παραστατικών (είδος, ποσότητα, τιμή, ΦΠΑ).
orders Παραγγελίες σε προμηθευτές.
order_items Είδη παραγγελιών σε προμηθευτές.
goods_receipts Παραλαβές εμπορευμάτων.
goods_receipt_lines Γραμμές παραλαβών (ποσότητα, κόστος).
on_order_items Είδη σε παραγγελία προς προμηθευτή.
inventory_changes Κινήσεις αποθήκης (πριν, μετά, αιτία).
org_group_stock_moves Κινήσεις του κοινόχρηστου αποθέματος ανά ιδιοκτήτη (όλες οι εταιρείες του ομίλου). Πώληση από τεμάχια άλλης εταιρείας είναι μεταβίβαση στο κόστος του ιδιοκτήτη, χωρίς παραστατικό.
rma_requests Επιστροφές (RMA).
rma_line_items Γραμμές επιστροφών.
financial_transactions Έσοδα και έξοδα.
bank_transactions Τραπεζικές κινήσεις.

Συνδέσεις πινάκων

store_order_fulfillments.store_order_id → store_orders.id
sales_document_lines.sales_document_id → sales_documents.id
order_items.order_id → orders.id
goods_receipt_lines.receipt_id → goods_receipts.id
rma_line_items.rma_request_id → rma_requests.id

Τα αρχεία που έχετε ανεβάσει (π.χ. σαρωμένα παραστατικά εξόδων, εικόνες προϊόντων) και οι ρυθμίσεις του λογαριασμού (χρήστες και ρόλοι, συνδέσεις, πρότυπα XML) παραδίδονται κατόπιν αιτήματος στο [email protected], χωρίς χρέωση, και κατά την αλλαγή παρόχου μέσα στη μεταβατική περίοδο.

4. Τι δεν περιλαμβάνεται

Κωδικοί πρόσβασης, API keys και tokens για συνδέσεις με καταστήματα, τράπεζες και παρόχους. Εμφανίζονται ως [redacted] για λόγους ασφάλειας· στον νέο πάροχο δημιουργείτε νέες συνδέσεις.
Ο πηγαίος κώδικας, οι αλγόριθμοι και οι εσωτερικοί υπολογισμοί της πλατφόρμας (π.χ. ευρετήρια αναζήτησης, ενδιάμεσοι υπολογισμοί κόστους), που αποτελούν πνευματική ιδιοκτησία και εμπορικό απόρρητο της OSDION Ε.Ε.
Αρχεία καταγραφής συγχρονισμού και τεχνικά αρχεία λειτουργίας.
Δεδομένα άλλων πελατών της πλατφόρμας.

5. Αλλαγή παρόχου

Αν θέλετε να μεταφερθείτε σε άλλο πάροχο ή στα δικά σας συστήματα, ή να διαγραφούν τα δεδομένα σας, ισχύουν τα εξής (Άρθρο 27 των Όρων Χρήσης):

Αίτημα: στείλτε email στο [email protected] από τη διεύθυνση ιδιοκτήτη του λογαριασμού και πείτε μας αν μεταφέρεστε σε άλλο πάροχο, στα δικά σας συστήματα, ή αν θέλετε μόνο διαγραφή.
Προθεσμία ειδοποίησης: πέντε (5) εργάσιμες ημέρες. Μέσα σε αυτές επιβεβαιώνουμε το αίτημα και ξεκινά η μεταβατική περίοδος.
Μεταβατική περίοδος έως 30 ημέρες: η υπηρεσία συνεχίζει κανονικά, σας βοηθάμε με τη μεταφορά και ετοιμάζουμε πλήρη εξαγωγή όλου του ιστορικού, χωρίς τα όρια της ενότητας 1.
Αν η μεταφορά δεν μπορεί τεχνικά να ολοκληρωθεί σε 30 ημέρες, σας ενημερώνουμε μέσα σε 14 εργάσιμες ημέρες με αιτιολόγηση και προτείνουμε νέα διάρκεια έως 7 μήνες. Μπορείτε να παρατείνετε τη μεταβατική περίοδο μία φορά.
Περίοδος ανάκτησης: για τουλάχιστον 30 ημέρες μετά τη λήξη της μεταβατικής περιόδου μπορείτε να κατεβάσετε ξανά τα δεδομένα σας.
Διαγραφή: μετά την περίοδο ανάκτησης διαγράφουμε οριστικά τα δεδομένα σας και σας το επιβεβαιώνουμε με email.
Μόνο διαγραφή: αν δεν μεταφέρεστε αλλού, διαγράφουμε τα δεδομένα στο τέλος των πέντε (5) εργάσιμων ημερών και σας το επιβεβαιώνουμε με email. Κατεβάστε πρώτα ό,τι χρειάζεστε.
Χρεώσεις: κανένα τέλος αλλαγής παρόχου, εξαγωγής ή μεταφοράς δεδομένων. Κατά τη μεταβατική περίοδο ισχύει η συνδρομή σας, όπως και πριν. Δεν επιστρέφεται το υπόλοιπο συνδρομής που έχετε ήδη πληρώσει.

6. Προσωπικά δεδομένα (ΓΚΠΔ)

Για τα στοιχεία των πελατών σας (π.χ. ονόματα, διευθύνσεις και email σε παραγγελίες και παραστατικά) η επιχείρησή σας είναι υπεύθυνος επεξεργασίας και η Symphon εκτελεί την επεξεργασία για λογαριασμό της.
Αν ένας πελάτης σας απευθυνθεί σε εμάς για τα δεδομένα του, προωθούμε το αίτημα στην επιχείρησή σας χωρίς καθυστέρηση. Με την εξαγωγή μπορείτε να του απαντήσετε μόνοι σας.
Στη λήξη της συνεργασίας επιστρέφουμε (με την εξαγωγή) ή διαγράφουμε τα προσωπικά δεδομένα, όπως επιλέξετε, και επιβεβαιώνουμε τη διαγραφή.
Για τα δεδομένα του δικού σας λογαριασμού χρήστη, ζητήστε πρόσβαση ή αντίγραφο στο [email protected]. Απαντάμε δωρεάν, μέσα σε έναν μήνα.
Οι πλήρεις όροι της επεξεργασίας (υποεκτελούντες, ασφάλεια, ειδοποίηση για παραβίαση μέσα σε 48 ώρες, έλεγχοι) βρίσκονται στο Άρθρο 28 των Όρων Χρήσης.

7. Παραστατικά και φορολογικά αρχεία

Την υποχρέωση φύλαξης βιβλίων και στοιχείων (5 έως 10 έτη, ν. 4308/2014 και ν. 5104/2024) την έχει η επιχείρησή σας. Η εξαγωγή σάς δίνει τα δεδομένα σε μορφή που αναζητείται και αναπαράγεται.
Τα ηλεκτρονικά παραστατικά τα φυλάσσει επιπλέον ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης (Oxygen), σύμφωνα με την απόφαση Α.1112/2025. Στη λήξη της συνεργασίας σας μαζί του, ο πάροχος σας παραδίδει τα παραστατικά με ψηφιακή υπογραφή.
Κάθε παραστατικό στην εξαγωγή έχει MARK, UID και τον κωδικό εγγράφου του παρόχου, ώστε να αντιστοιχίζεται με το myDATA και με το αρχείο του παρόχου.
Το κείμενο της ενότητας είναι ενημερωτικό. Για τις φορολογικές σας υποχρεώσεις συμβουλευτείτε τον λογιστή σας.

8. Πού φιλοξενούνται τα δεδομένα

Δικαιοδοσία: η βάση δεδομένων και τα αρχεία φιλοξενούνται στην υπηρεσία Supabase, σε κέντρο δεδομένων στη Φρανκφούρτη (Γερμανία, ΕΕ). Οι λειτουργίες διακομιστή εκτελούνται στο κοντινότερο κέντρο δεδομένων του παρόχου, για χρήστες στην Ελλάδα κατά κανόνα στην ΕΕ. Η εφαρμογή διανέμεται μέσω του δικτύου της Cloudflare.
Οι πάροχοι Supabase, Cloudflare, Resend και OpenAI έχουν έδρα στις ΗΠΑ. Οι διαβιβάσεις στηρίζονται στο Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ ή στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.
Τεχνικά μέτρα: κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά και την αποθήκευση, χωριστά δεδομένα για κάθε επιχείρηση και πρόσβαση μόνο σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, με έλεγχο βάσει ρόλων.
Αν αρχή τρίτης χώρας ζητήσει πρόσβαση στα δεδομένα σας, εξετάζουμε τη νομιμότητα του αιτήματος, το αμφισβητούμε όταν συγκρούεται με το δίκαιο της ΕΕ, δίνουμε μόνο τα ελάχιστα απαραίτητα και σας ενημερώνουμε πριν, εκτός αν αυτό απαγορεύεται (Άρθρο 32 του Κανονισμού (ΕΕ) 2023/2854).

9. Επικοινωνία

Για αιτήματα εξαγωγής, αλλαγής παρόχου ή διαγραφής: [email protected]. Απαντάμε μέσα σε πέντε (5) εργάσιμες ημέρες.